Heutzutage hat “jeder” eine oder mehrere E-Mail-Adressen. Es ist für uns selbstverständlich geworden. Doch vor allem in Kundengesprächen fällt auf, dass das Thema “Elektronische Post” zwar allgegenwärtig ist, trotzdem aber nicht immer ganz verstanden wird. Das fällt besonders beim Neukauf eines Macs oder iPhones auf, wenn es darum geht, die Programme an die persönlichen Bedürfnisse anzupassen.1. Grundlage
Man kann “Besitzer” einer E-Mail-Adresse sein, ohne einen Computer zu besitzen. Irgendwo auf dieser Welt steht ein Server, der dafür zuständig ist, Post, welche an eine bestimmte E-Mail-Adresse adressiert ist, zu empfangen und von ihr wegzuschicken. Empfangene und gesendete Post ist für den Besitzer der E-Mail-Adresse, weil er das Passwort weiß, einsehbar.
Entweder man verwendet einen Internetbrowser dazu, indem man die Web-Adresse des E-Mail-Anbieters ansurft und sich einloggt. Oder aber man verwendet eine eigene E-Mail-Software. Es spricht nichts dagegen eine Software für das eigene E-Mail-Handling zu verwenden – ganz im Gegenteil: man sollte sich die Frage stellen: “Was ist bequemer – in bestimmten Zeitabständen aktiv ein Browserfenster aufmachen, einloggen und nachsehen, ob es etwas Neues gibt; oder eine Software einmalig einrichten und dank des automatisierten Abfragens wie von Geisterhand live darüber benachrichtigt werden?”. Gerade, wenn man mehrere E-Mail-Adressen besitzt lässt letztere Variante natürlich bequemeres und produktiveres Arbeiten zu.
Man muss sich selbst darüber im Klaren sein und am besten notieren:
- Welche Adressen (kostenpflichtig oder nicht) habe ich, an die für mich (wichtige oder unwichtige) elektronische Post zugestellt wird?
– Private
– Berufliche
– Studium-bezogene
– bzw. Adressen, von denen ich vielleicht garnicht weiß, dass ich Besitzer von ihnen bin: zB Internet-Provider oder Microsoft Messenger.
- Welche Passwörter gewähren mir zu welcher dieser Adressen Zugriff?
- Mithilfe welchen Protokolls, auf welche Art und Weise, unterstützt der jeweilige E-Mail-Adressen-Anbieter die Kommunikation mit E-Mail-Software, respektive unseren Geräten, mit denen wir auf unsere Adresse zugreifen wollen?
– POP
– IMAP
– customized Microsoft Exchange Server
– andere, (teils proprietäre) IMAP-Varianten (zB MobileMe)
- Welche (Verbindungs-)Einstellungen erwartet sich der E-Mail-Adressen-Anbieter von uns, von der E-Mail-Software, sodass die Verbindung, also das problemlose Empfangen und Senden, klappt?
– Eingangsserver
– Ausgangsserver
– Identifizierung – ja, nein; wenn ja, welcher Art.
IMAP ist das mächtigere Protokoll (somit auch Exchange Server und MobileMe). Eine Tatsache, die also gegen zB Gratis-GMX spricht: Hat man ein iPhone, einen Zweitcomputer, oder einen BlackBerry, ganz egal, auf jeden Fall mehr als ein Gerät, auf dem mittels Software auf den E-Mail-Account zugegriffen wird, dann “weiß” der Mac zuhause nicht, dass man ein bestimmtes Mail bereits am iPhone gelesen hat. Je nach Einstellungen, darum immer genau checken, kann es sogar sein, dass im Moment, in dem man am iPhone eine Mail “abholt”, diese vom Server gelöscht wird. Das ist dann sehr unpraktisch, wenn man vorhat, zuhause am Mac diese Mail zu behandeln.
Welches Protokoll und welche Ein- und Ausgangsserver zur Verfügung stehen bzw. benötigt werden, weiß nur der E-Mail-Account-Anbieter und der Kunde. Letzterer neigt nur oft dazu, nicht in den Support-Dokumenten auf der Homepage danach suchen zu wollen. Denn man bedenke, dass natürlich(!) der Anbieter der E-Mail-Adresse dies seinen Kunden zur Verfügung stellt, nicht Hardware- und Software-Hersteller, schließlich könnten sich Server-Einstellungen von UPC, Gmail, GMX und Hotmail, wie sie alle heißen mögen, von einen Tag auf den anderen ändern – tun sie auch zeitweise.
Hat man diese Informationen, die nötig sind um den neuen Computer, das neue Smartphone, E-Mail-tauglich zu machen, gilt es die E-Mail-Accounts praktisch einzurichten. Beim ersten Start von Apple Mail wird man sowieso gleich dazu aufgefordert, wenigstens einen Account einzurichten. Weitere lassen sich über das Menü Einstellungen/Accounts/+ hinzufügen. Es ist den Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu folgen.
Wichtig: beim Einrichten auf einem (mobilen) Gerät, das die Internetverbindung über eine mobile (Daten-)Sim-Karte herstellt, kann, abhängig vom E-Mail- bzw. Mobilfunk-Anbieter, die Eingabe eines alternativen Ausgangsservers vonnöten sein. Diese Information “weiß” wiederum nur der Anbieter und wird auf der Homepage desselben sicherlich zur Kundeneinsicht auf der Homepage zur Verfügung gestellt.
Wie bei jeder Software, auch wenn man vielleicht faul ist oder “mit Computern nicht viel am Hut hat”, schadet es nicht, ganz im Gegenteil, in die (erweiterten) Account-Einstellungen zu sehen und kurz abzuchecken ob alles an die persönlichen Bedürfnisse angepasst ist (zB oben erwähntes Server-Delete-Dilemma).
4.1. Ordner
4.2. Regeln
4.3. Werbung/Spam
4.4. Intelligente Ordner
4.5. Schnittstelle zu Adressbuch und iCal
4.6. Apple Mail personalisieren
Ja, man kann einzelne E-Mails wie einzelne Dateien betrachten, die sich daher auch verschieben und kopieren lassen. Genauso wie man seine Office-Dateien oder PDF-Paper im Finder/Explorer mithilfe von Ordnerstrukturen besser organisiert, kann man es in Apple Mail handhaben. Von Grund auf hat man sowieso x logisch voneinander getrennte Eingangs- bzw. Ausgangs-Ordner – x steht für die Anzahl der eingerichteten Accounts.
Zum Hinzufügen von Ordnern ist das “+” am linken unteren Rand zu bemühen (da nicht zu verwechseln mit “intelligente Ordner”: siehe weiter unten). Dabei ist nur zu beachten wo sich der Ordner befindet, also wo genau man ihn erstellt bzw. hinverschiebt. Entweder lokal auf dem Computer oder synchronisiert auf dem Computer UND auf dem E-Mail-Server (IMAP).
Weiters ist die (häufige) Frage nach bestehenden E-Mail-Archiven und wie diese auf einen neuen Computer, zB in Apple Mail hinein, übertragen werden können, mit “Ordnern” zu beantworten. Auf dem alten Computer “exportieren” (offenes mbox-Format) und in Mail wiederum “importieren” – wie man es mit “normalen” Dateien machen würde. Das Ex- und Importieren erspart man sich natürlich, wenn man sowieso nur IMAP verwendet und alles auf dem Server archiviert, also keine maximale “Lebensdauer” von E-Mails eingestellt hat (siehe Account-Einstellungen bzw. Anbieter-Infos).
Mithilfe von Ordnern haben wir also die Möglichkeit unsere elektronische Post beim Eingang manuell zu sortieren, zu verschieben. Weiterer Gedankengang: Wir arbeiten bei Firma XY, wissen daher, dass Post, deren Absender mit “@xy.com” endet, work-related ist. Wahrscheinlich haben wir uns sowieso schon einen Ordner “Arbeit” angelegt. Mithilfe von Regeln, erreichbar über die Einstellungen/Regeln, die wir erstellen, können wir das Verschieben, das richtige Einordnen, automatisieren lassen. Ein Verschieben in den Ordner “Geld” könnten wir zB veranlassen, wenn der Absender unser Vermieter oder unser Mobilfunkbetreiber ist. Oder, wenn von einem bestimmten Absender, die Mail color-coden/markieren, sodass sie aus der Menge heraussticht, weil besonders wichtig.
Zu Regeln ist zu sagen, dass sie erst “greifen”, wenn der Computer, auf dem sie eingerichtet wurden, die Post holt, nicht schon am Server. Das merkt man dann verärgert, wenn man den Account auf einem Gerät eingerichtet hat, das keine Regeln unterstützt – so auch auf dem iPhone.
Eine spezielle Form der “Regel” ist die der “unerwünschten Werbung”, in Apple Mail gelb markierte E-Mails. Diesbezügliche persönliche Wünsche sind in den Einstellungen zu setzen.
Eine Mischform aus Ordnern und Regeln sind sog. “intelligente Ordner”, im Gegensatz zu normalen Ordnern nicht blau, sondern als Icon haben sie ein violettes Zahnrad. Sie enthalten nur Verweise(!) auf E-Mails, die eine bestimmte Regel erfüllen, das heißt das Löschen eines intelligenten Ordners führt nicht dazu, dass tatsächlich Post in den Papierkorb verschoben wird – hier eine weitere kleine Erkenntnis: auch der Papierkorb ist “nur” ein Ordner. Intelligente Ordner befinden sich ausschließlich am Mac. Ihr Vorteil ist klar: Eine einzige E-Mail kann sich in mehreren intelligenten Ordnern befinden, ohne dass diese physikalisch dupliziert werden muss(wir erinnern uns: eine E-Mail ist so etwas wie eine normale Datei).
4.5. Schnittstelle zu Adressbuch und iCal
Von zB Outlook ist man es gewöhnt, “Alles” – Mail, Kalender, Kontakte – in einem Fenster zu haben. Im Mac OS sind das drei separate Datenbanken, die von drei separaten Programmen gewartet werden. Trotzdem hat jedes dieser Programme Zugriff auf die DBs der anderen 2. Ein aufgeräumtes Adressbuch steigert die Produktivität immens. Autoerkennung von Adressdaten und Zeitangaben, Autovervollständigung bei Empfänger-Eingabe, Team-Emails bzw. Regel-Erstellung per Zugriff auf in Adressbuch erstellte “Gruppen”, oder die Tatsache, dass man während des Schreibens sieht, ob der Empfänger vielleicht gerade per iChat online ist, sind nur ein paar Vorteile dieses mächtigen, aber doch minimalistischen Systems, das den Benutzer eben nicht(!) mit zu viel Buttons und Schnickschnack überfordert.
4.6. Apple Mail personalisieren
Genauso wie bei jeder Software die Einstellungen zu überfliegen sind um die für einen selbst persönlich “besten” Optionen zu finden, gilt es, die Arbeitsfläche, die Buttons, die Symbolleiste von Apple Mail an die persönlichen Bedürfnisse anzupassen – Resultat ist eine aufgeräumtere Optik und man findet das, was man wirklich oft braucht, schneller, weil man nicht abgelenkt wird. zB das Feld “An Alle” häufig zu verwenden und daher immer griffbereit haben zu müssen, ist eher unwahrscheinlich, weil nicht sehr E-Mail-Etiquette-konform.
Auch wenn für den einen oder anderen vieles in diesem Artikel unter die Kategorie “stating the obvious” fällt, so kann es nie schaden, das Thema “elektronische Post” einmal bisschen genauer unter die Lupe zu nehmen. Weiters unterschätzt: so etwas “simples” wie “Adressbuch” oder “Instant Messaging”. Hier bereits angedeutet, werden sich in den nächsten Wochen vielleicht Problemlösungen/Hilfestellungen zu diesen Gebieten finden.
sehr intiresno, danke
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